כתיבת הצעת מחיר או בקשה להצעה יכולה להיות תהליך שלוקח זמן רב אם אינך יודע מה אתה עושה. מכיוון שעריכת RFP יכולה להיות מסובכת מאוד, בהתאם לסוג הפרויקט המדובר, ייתכן שתזדקק לאדם שיתאם את התהליך מתחילתו ועד סופו, מתוך הכרת כל הדרישות הטכניות.
לפעמים אדם זה הוא מנהל הרכש או יועץ הצעות מחיר חיצוני. עם זאת, לא משנה מי אחראי על התהליך, יש כמה דברים שעליך לעשות כדי ליצור את התנאים הטובים ביותר ליצירת RFP. כאן אנו מביאים את כולם בצורה של רשימת צ'ק, כך שקל יותר לבצע את כל השלבים.
1. הכנת צוות עבודה
מכיוון שכתיבת RFP היא דבר מסובך מאוד לעשות בעצמך, יש לכלול כמה מומחים בתהליך. מומחים אלה זקוקים לניסיון ולמומחיות הנכונים, כולל צוות הרכש, צוות המכירות, צוות השיווק, צוות הכספים וצוות ניהול הפרויקטים.
צוות הרכש נמצא שם כדי להגדיר מהם הצרכים והדרישות הספציפיות שלהם. הם יקימו בסיס שיסביר מה הם צריכים ולמה ההנפקה על הצעת המחיר מלכתחילה. כשמדובר במוסדות ממשלתיים או ארגונים ממשלתיים, בדרך כלל מוציאים תעריפי RFP כי הם צריכים לרכוש משהו, ולא לפתור בעיה תיאורטית יותר.
צוות המכירות צריך להיכלל גם אם אתה מוציא RFP מכיוון שהם מכירים את התנאים בשוק, והם יעזרו ליצור קריטריונים לבחירת הספק. אחרי הכל, ההצעות שתקבלו הן מגרש מכירות, ומי עדיף להעריך אותן מאשר צוות המכירות?
צוות הכספים, או מנהל הכספים, נמצא שם כדי לחשב את ההיבט הפיננסי של ה- RFP - מהו התקציב, מה התוצאות הכספיות הצפויות, כמה גדול החזר ההשקעה (ROI). רוב ההצעות יכללו משהו דומה, ואם תגדיר את המספרים מהסוף שלך, קל להתאים ציפיות.
בסופו של דבר, חייב להיות אדם אחד שיהיה אחראי על הפרויקט כולו ואשר יעקוב אחר כל הדברים שצריך לעשות, כמו גם אם אחרים עומדים בלוחות הזמנים, כיצד הם מתקדמים בחלקם של הפרויקט וכו '.
2. הגדרת הדרישות ותנאי סף
אם לא תגדיר את הדרישות באופן ברור ותמציתי, יהיה בלבול בין הספקים, ואיכות ההצעות שתקבל לא תהיה גדולה. זו הסיבה שאתה צריך לשבת, לערוך רשימה של כל הדרישות שלך ולציין אותן בקצרה רבה.
הקפד לא להשאיר חלק חשוב מהדרישה מכיוון שזו עשויה להיות בעיה אפשרית בהמשך.
עם זאת, לפעמים הדרישות לא צריכות להיות כתובות בדיוק, במיוחד אם אתה מוציא RFI. RFI או בקשת מידע היא סוג של מסמך שתוציא כאשר ברצונך לברר את התנאים הנוכחיים בשוק. במקרה זה, אולי אין לך כמה דרישות מוחשיות, אך בהחלט יהיו לך דרישות תיאוריות יותר.
כאשר אתה מוציא הצעת מחיר או מבקש הצעות מחיר, ניתן להגדיר ולמדוד את הדרישות בקלות מאז בדרך כלל. הדרישה העיקרית תהיה המחיר שתקבע. אתה יכול להגדיר רמת מחיר עבור מוצר שמעליו אינך רוצה לעבור. מידע שנאסף מהמחירים לרכישה יכול לעזור לך בתכנון ותקצוב.
3. הזמנת חברות להגיש הצעה
שלב זה נחוץ רק אם בחרת ללכת עם הצעה סגורה או מוזמנת. במערכת הצעות מסוג זו ניתן להגיש את ההצעה רק על ידי הספק שקיבל הזמנה.
הצעות מחיר אלה אינן הופכות לציבוריות, כך שתצטרך לצמצם את רשימת הספקים המוסמכים שברצונך להזמין להציע. לפעמים, אם אתה מרגיש קצת אבוד בתהליך זה, אתה יכול להשתמש במידע שנאסף מ- RFI כדי לצמצם את אפשרויות החברות ולהזמין רק את אלה שאהבת להציע בתהליך ההצעות החדש.
לפני שכל ספק בכלל יראה את הצעת המחיר, מומלץ לגרום להם לחתום על הסכם סודיות או על NDA. הסיבה לכך היא שב- RFP, אתה תחשוף מידע כלשהו על העסק שלך, ואתה לא רוצה שמידע זה ישמש נגדך.
4. לנסח את השאלות ולשאול את השאלות הנכונות
להגיע לתוצאות טובות בתהליך ה- RFP יכול להיות מאוד קשה להשיג, במיוחד אם אינך יודע כיצד להגדיר נכון את שאלות הספקים. לדוגמה, אם ברצונך למצוא דרך להעריך את כל ההצעות באופן ייחודי, הקפד ליצור טופס של תבנית שבה תבקש מהספקים לענות על שאלות מסוימות.
נסה לשמור את התשובות סגורות, כלומר תוכל לספק את האפשרויות, והספק צריך לבחור אחת מהן. עם זאת, השארת השאלות בצורה פתוחה לפעמים יכולה להיות גרועה מאוד מכיוון שאין קריטריונים אובייקטיביים לתת הערכה סופית של התשובה.
הקפד לשמור על השאלות קצרות וברורות, כך שתוכל להימנע מהספקים לתת תשובות ארוכות מדי שיכולות להפוך לתיאורטיות מאוד, ובסופו של דבר - חסרות תועלת.
5. הכנת טמפלייט לתכנון תקציבי והצעת מחיר
שלבים שונים של הפרויקט ידרשו עלויות ותקציבים שונים. זו הסיבה מדוע מומלץ ליצור רשימת פירוט של פרויקט/מוצר/שירות עם שטח ריק עבור הספקים למלא את הערכתם לגבי המחיר או כל עמל נוסף הנוסף שהם גובים עבור עבודתם.
ניתן לעשות זאת בטבלת Excel, כך שקל יותר לאסוף את כל הנתונים מאוחר יותר ולנתח אותם. תקציב הפרויקט הוא דבר שלוקחים אותו ברצינות רבה. עם זאת, תמיד יש +/- 10% סטיות מהמחיר הסופי, שהן נורמליות.
אם יש לך שולחן סטנדרטי, תחסוך זמן עצום מכיוון שכל הספקים יכניסו את המחיר. עם זאת, אם תתנו לספקים לבצע משימה זו על פי בחירתם, תישארו לכם הצעות תקציב רבות שאינן מאוחדות, ויהיה קשה להשוות אותן.
6. הכנת לוחות זמנים
לציר הזמן שאתה יוצר כאן יש שתי מטרות עיקריות - לראות כיצד הפרויקט הספציפי הזה משתלב בלוח הזמנים של החברה שלך ולהודיע לספקים הפוטנציאליים לגבי המועדים שנקבעו ועליהם לעמוד בהם.
ציר הזמן של הפרויקט צריך להיות רשימה של הדברים הבאים:
תאריך ההנפקה של הצעת המחיר היא נקודת התחלה.
זמן חלון עבור הספקים הוא כאשר הם יכולים לפנות אל המנפיק ולשאול כל שאלה שיש להם בנוגע לרכישה.
אם לא ניתן לתת את התשובות לשאלות אלה במקום, עליך לציין מועד אחרון לתשובות.
כאשר תהליך ההצעה יסתיים.
כמה זמן אתה הולך לקחת כדי להעריך את ההצעות.
מתי אתה הולך להודיע מי נבחר להצגת ההצעה שלהם?
תאריך המצגת.
מתי אתה מתכוון להכריז על ההצעה הזוכה?
חתימת חוזה ותאריך ההתחלה הרשמי של הפרויקט מתוארים ב- RFP.
7. הכנת מסמכי מכרז
אם אתה עושה עסקים בענף מסוים, לפעמים ייתכן שהממשלה הוציאה כמה כללים ספציפיים לגבי תהליך ה- RFP שעליו צריכה החברה לפעול. בדרך כלל זה כולל את רישיונות העסק שלך, הוכחה שאתה לא פוגע בסביבה ותיעוד דומה אחר.
כל המסמכים האלה צריכים להיות חלק מתוכנית ההצעה שהנפקת, לכן הקפד לכלול גם את המחלקה המשפטית שלך בנושא זה על מנת שיוכל לבדוק וליידע אותך מה עליך לקבל לפני שתוציא את ההצעה.
8. היכון הכן צא!
כעת, לאחר שאספת את כל המסמכים הדרושים, הכללת את הדרישות וכתבת את הצעת המחיר, הגיע הזמן להתחיל את ציר הזמן הנ"ל על ידי פרסום המכרז. עם זאת, כפי שכבר נאמר, תאריך ההתחלה של ה- RFP לא חייב להיות אומר שה- RFP צריך להתפרסם.
תוכל גם לבחור את התאריך שבו שלחת את הודעות הדוא"ל לספקים הפוטנציאליים שלך כתאריך התחלה. כך או כך, הדבר החשוב ביותר הוא שעכשיו אתה יכול להתחיל לעקוב אחר התקדמות הפרויקט שלך.
הדבר הראשון שיקרה אחרי זה הוא שהספקים יפנו אליך עם שאלות בנוגע לרכישת המחיר. חלק זה צריך להיות ציבורי, כלומר השאלות והתשובות צריכות להיות שקופות וזמינות לכל מי שנכלל בתהליך ההצעה.
הסיבה לכך היא שהספקים שואלים שאלות שעוזרות להם להבין טוב יותר את הפרטים ואת הדרישות. מתן מענה לספק אחד והסתרתו מהאחרים פירושו שאתה מעדיף צד ולא מספק תנאי תחרות הוגנים לכל אחד מהם.
שיתוף התשובות גם יעזור לך לצמצם את המאמצים שלך - אם לספק אחד יש שאלה בנוגע למשהו, סביר להניח שתתקבל אחר. אז כדי לצמצם את הזמן שאתה מבלה בהסבר הפרטים, הפוך את התשובות לציבוריות כך שכל ספק יוכל לראות אם שאלתו כבר נשאלה.
תוכל ליישם רעיון טוב לארגן שיחת ועידה או פגישה לאחר סיום תקופת השאלה והתשובות. זאת כדי לתת לספקים הזדמנות אחרונה לפני שהם יגישו את הצעותיהם לשאול שאלות שעלולות לצוץ בינתיים.
9. החליטו כיצד אתם מעריכים את ההצעות
תרשים הערכה זה אמור לעזור לך להחליט אילו ספקים צריכים להיות ברשימת מועמדת נבחרים. לרוע המזל, אין תבנית אוניברסלית לרשימה זו - כל שעליך לעשות הוא לקחת את דרישות ה- RFP ולעשות טבלה שתעזור לך להבקיע את הספקים.
קח בחשבון את כל הדרישות ותתן להן ציון בסולם של 1-5, כאשר 1 פירושו שהספק אינו עומד בדרישה, ואילו 5 פירושן שהן מתאימות לו בצורה מושלמת (או שאתה יכול להגדיר סולם שעובד את הכי טוב בשבילך).
לאחר שהכנת זאת, תוכל לקרוא לזה יום ולומר שעכשיו הגיע הזמן שהספקים ישלחו את ההצעות הסופיות שלהם לרכישת ה- RFP. האופן שבו אתה הולך לעשות זאת משפיע גם על כמה זמן תהליך זה ייקח.
אם בחרת לאסוף את התגובות באמצעות דוא"ל או דרך אתר אינטרנט, תוכל לאסוף את כל התגובות תוך יום. עם זאת, אם תבחר לקבל עותק קשיח, קח בחשבון שזה לוקח זמן, ותגובות מסוימות עשויות להגיע מוקדם יותר ואחרות מאוחר יותר.
10. סקירה ורשימת מועמדים נבחרים
לפעמים זה יכול להיות החלק הגוזל ביותר בכל תהליך ה- RFP, בעיקר כיוון שאין דרך להפוך אותו לאוטומטי. מכיוון שאין טכנולוגיה שהומצאה שיכולה לעזור לך להעריך את איכות ההצעה והספק, יש לעשות זאת באופן ידני, הצעה אחת בכל פעם.
יש טריק אחד לחסוך זמן וכולל שימוש בפלטפורמה דיגיטלית שתסייע לך בניקוד. אם אתה מעריך מחדש את המשקל של כל שאלה, פלטפורמה זו מסוגלת להקצות אוטומטית ציונים בהתבסס על תשובות הספקים.
עם זאת, אפילו אדם זה צריך להיבדק מאוחר יותר, אך זה יחסוך לך זמן משמעותי בתחילת שלב ההערכה. לאחר שראית את כל ההצעות, קרא אותן בעיון, בדק את הרקע של הספק, תוכל סוף סוף להמשיך ולרשום כמה מהן לשיקול מעמיק יותר.
המשמעות היא שלא יהיו יותר מ- 3-4 ספקים בסיבוב השני. יותר מזה לא יהיה יעיל, והוא מאבד מלכתחילה את כל מטרת הרשימה.
11. קיימו פגישה
יש להזמין את כל המועמדים לרשימת המועמדים לפגישה בה יציגו את פתרונותיהם. עם זאת, תמיד עדיף שתשמע את הספק מסביר את הצעתו באופן אישי. כך תוכל לקבל את התובנות הטובות ביותר לגבי הרעיון של הספק.
זוהי גם הזדמנות לשאול את הספקים אם יש לך ספק לגבי ההצעה שלהם, או שמשהו לא ברור, והיית רוצה שיוסבר יותר בפירוט וכו '. תקשורת צריכה להיות רחוב דו כיווני. , לכן הקפד לשאול כל מה שיכול להשפיע על ההחלטה הסופית שלך.
זהו גם סיכוי גדול לחברות לראות כיצד הספקים מתקשרים ולפגוש את לקוחותיהם הפוטנציאליים. לפעמים הספק עשוי לרדת מהתהליך אם לא יתחשק להם לעשות איתך עסקים לאחר שנפגשת רשמית.
אתה צריך לשים לב לאופן שבו הספק מדבר איתך, עד כמה הם מפורטים בהסבר ההצעה, או במתן תשובות, כיצד הם מתכננים לעמוד בלוחות הזמנים, האם יש להם את היכולת לכך וכו '.
לאחר פגישה זו, עליך לצמצם את בחירותיך בחצי, כלומר עליך שיהיו עדיין 2 ספקים במשחק.
12. סקירה, סקירה, סקירה
כעת, לאחר שצמצמת את אפשרויות הבחירה שלך לשני הספקים האחרונים, הגיע הזמן לעשות עוד סקירה של ה- RFP וההצעה שלהם, ממש כמעין שליטה כפולה שתעזור לך לבחור את ההתאמה הנכונה.
חוזה והיקף העבודה - השלב הראשון הוא סקירת החוזה והיקף העבודה שהגיש הספק. זה הכרחי מכיוון שאתה צריך לוודא שכל מה שרשמת ב- RFP כדרישה לפרויקט רשום ב- RFP של הספק. אם יש משהו נוסף - זו עלולה להיות בעיה מכיוון שהוא אינו כלול בחוזה, ואם חסר משהו - זו יכולה להיות בעיה מכיוון שלא ניתן להשלים את הפרויקט בלעדיו.
מחירים - כמובן שבסופו של דבר עליכם לבדוק את המחירים ולוודא שהם תואמים את התקציב שלכם. אם אתה מרגיש שהספק טוב, אך המחירים מעט גבוהים יותר, נסה לנהל משא ומתן על תנאים טובים יותר לפני שאתה חותם את העסקה.
אישור ניהול בכיר - לפעמים, ההנהלה הבכירה יכולה לדרוש ממך להציג בפניהם את שתי ההצעות האחרונות לפני קבלת ההחלטה הסופית. ערוך השוואה בין שני הספקים והיה מאוד תמציתי. אל תכנס יותר מדי לפרטים, ואם יש צורך בהבהרה נוספת, תוכל להמשיך להסביר.
13. סגירת העסקה
כאשר הבחירה הסופית של הספק נעשתה ואושרה על ידי כל האחראים, הגיע הזמן לסיים את תהליך ההצעה על ידי מתן הצעת המחיר הזוכה. לאחר מכן, צור קשר עם הספק שבחרת כדי ליידע אותו לגבי צעדים נוספים שצריך לבצע.
לפני שתמשיך לחתום על החוזה, וודא שתקבל גם עותק חתום וחותם של ההצעה שלהם, שיכלול בחוזה עצמו. לאחר מכן, לאחר שתחתום על החוזה, כל שנותר לעשות הוא להתחיל במימוש הפרויקט.
תהליך עריכת הצעת המחיר הוא הכל חוץ מאשר פשוט ודורש הרבה זמן ומאמץ. אם אתה והצוות שלך רוצים להתמקד בעסקי הליבה שלך אך רוצים לנצל את ההזדמנויות של תהליך ה- RFP, Tendi היא התמיכה האידיאלית שלך לקחת אחריות על כל התהליך, מ- A עד Z או אפילו רק חלק. פנו אלינו עוד היום לייעוץ ראשון ללא עלות.